Para que sea posible iniciar el proceso de emisión en modo de producción la DGI exige a la empresa que está solicitando ser habilitada para ser emisor electrónico, que emita, primeramente, en modo de homologación, de este modo hay algunas etapas que son necesarias previamente a la habilitación para emitir CFEs en modo de producción, dentro de estas etapas están: Postulación, Testing y Resolución.
Postulación
En la etapa de Postulación se ingresa el formulario en el cual el contribuyente solicita la adhesión al sistema.
Se debe ingresar con RUC, C.I. y clave al Portal e-Factura, al ambiente de Homologación en Servicios/Postulación, opción Ingresar.
Los pasos a seguir son:
a) Aceptar las condiciones y requisitos necesarios detallados en el formulario de “Declaración de cumplimiento de requisitos y condiciones para ingresar al sistema de facturación electrónica” para ser autorizado como emisor electrónico.
b) Completar y enviar el formulario de “Solicitud de Ingreso al Sistema de CFE”.
c) Confirmar su postulación: Para confirmar la postulación, la DGI envía un mail a la dirección electrónica de contacto DGI, conteniendo un código de confirmación. El postulante debe ingresar ese código en el Portal de CFE de la DGI en un plazo de 5 días hábiles para continuar el trámite. Una vez verificada la validez del código, se acepta la postulación del contribuyente y se le otorga acceso al ambiente de certificación de la DGI.
Testing
En esta etapa se puede efectuar, en modalidad de prueba, todas las operaciones de un contribuyente autorizado y enviar documentos de prueba a efectos de verificar su sistema informático e ir depurando sus aplicaciones.
Los postulantes/emisores deberán ir completando las siguientes pruebas:
- Pruebas con set de datos asignados por la DGI: Debe generar un envío recibido por DGI que deberá construir con datos de prueba que la DGI le entrega en función de los comprobantes que el postulante/ emisor desea certificar.
- Pruebas de simulación: Debe generar un envío recibido por DGI de comprobantes, para cada tipo de CFE que desea certificar, con datos representativos de la operación real del postulante/emisor.
- Pruebas de envío de CFE con Adenda: Debe generar un envío a DGI de un comprobante con y sin Adenda, para comprobar que el postulante/emisor puede generar comprobantes con y sin adenda y que los mismos mantienen la firma avanzada inalterada.
- Pruebas de intercambio de información: DGI envía comprobantes fiscales electrónicos al postulante/emisor para comprobar que éste entrega un acuse de recibo y la aceptación o rechazo de los comprobantes enviados, de acuerdo a las definiciones que la DGI ha establecido para el intercambio de información entre emisores autorizados.
-Deben ser emitidos y autorizados por la DGI, en la misma fecha de emisión, un mínimo de 50 documentos para cada tipo de CFE (e-Factura, Nota de Crédito de e-Factura, Nota de débito de e-Factura, e-Ticket, Nota de crédito de e-Ticket y Nota de débito de e-Ticket).
- Declaración de cumplimiento de requisitos técnicos: Una vez realizadas correctamente todas las pruebas de certificación el postulante/emisor debe enviar una declaración a través del Portal e-Factura del sitio web de DGI, declarando que cuenta con la implementación de procedimientos formales establecidos, que podrán ser auditados por DGI que cumplen adecuadamente las siguientes funciones, estimadas críticas:
• Almacenamiento y control de acceso de la Autorización para la emisión de CFE.
• Numeración controlada de los CFE (asignación única de cada número autorizado).
• Respaldo de los CFE e información generada (incluye también la publicación de los e-tickets y sus notas de corrección en la Web del emisor electrónico).
• Envío de CFE y de los Reportes Diarios a DGI.
• Intercambio (envío y recepción) de CFE y sus correspondientes mensajes de respuesta, con otros contribuyentes.
• Control de cierre del total de envíos: aceptados o rechazados por DGI.
• Administración de contingencias.
• Cumplir con las exigencias establecidas en las cartillas de formatos publicadas en el Portal e-Factura del sitio web de DGI, comprometiéndose a actualizar sus sistemas ante cualquier cambio que pueda surgir en nuevas versiones.
• Impresión de los CFE de acuerdo a los requisitos de impresión establecidos en la cartilla de formatos de CFE publicada en el Portal e-Factura del sitio web de DGI, comprometiéndose a actualizar sus sistemas ante cualquier cambio que pueda surgir en nuevas versiones.
Resolución
Una vez que el postulante/emisor electrónico haya completado satisfactoriamente las pruebas de certificación y aceptado la declaración de cumplimiento de requisitos técnicos, DGI deberá resolver sobre su inclusión en el sistema. De aprobar la solicitud emitirá una Resolución, notificando al postulante/emisor electrónico, que lo autoriza a operar como emisor electrónico para los CFE certificados, habilitándolo a que comience a generar CFE legalmente válidos a partir de la fecha indicada en la Resolución.
Una vez dictada la resolución y notificado el postulante/emisor, éste queda habilitado a operar como emisor electrónico de los CFE certificados y como receptor electrónico de todos los CFE que emita su proveedor emisor electrónico.
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